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SPIKES SYSTEM S.A.S. POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN PERSONAL Spikes System S.A.S., sociedad comercial que podrá adelantar cualquier actividad comercial o civil lícita, identificada con el NIT 900930331-8 con domicilio principal en la dirección Avenida Calle 53 No. 45-20, ofic. 402 en Bogotá, Colombia, en adelante denominada como la Compañía, reconoce la importancia de la seguridad, privacidad y confidencialidad de los datos personales de sus trabajadores, clientes, proveedores y en general de todos sus agentes de interés respecto de los cuales ejerce tratamiento de información personal, por lo que, en cumplimiento a los mandatos constitucionales y legales, presenta el siguiente documento que contiene sus políticas para el tratamiento de datos personales. TÍTULO I DEFINICIONES Los conceptos que a continuación se presentan, son resultado de lo expuesto por la Ley 1581 de 2012. Por lo anterior, los mismos han de ser interpretados de manera integral y en asonancia con el derecho fundamental que desarrollan. Datos Personales: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Datos Personales Privados: Aquellos cuyo conocimiento es restringido al público. Datos Sensibles: Son aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc. Datos Públicos: Dato que no sea semiprivado, privado o sensible, que puede ser tratado por cualquier persona, sin necesidad de autorización para ello. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en el registro civil de las personas (p.ej. si se es soltero o casado, hombre o mujer) y aquellos contenidos en documentos públicos (p.ej. contenidos en Escrituras Públicas), en registros públicos (p.ej. el registro de antecedentes disciplinarios de la Procuraduría), en gacetas y boletines oficiales y en sentencias judiciales ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. Titular de la Información: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. Causahabiente: Persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero o legatario). Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento (ej. Base de Datos de clientes, entre otras). Tratamiento de Datos: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. El consentimiento puede otorgarse por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir que otorgó la autorización. Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita cuyo fin es informar al titular de los datos sobre la existencia de un manual de políticas de tratamiento que le será aplicable al procesamiento de su información. Transferencia: Envío de datos, dentro o fuera del territorio nacional, cuyo remitente y, a su vez, destinatario, es un Responsable del Tratamiento de Datos. Transmisión: Comunicación de Datos, dentro o fuera del territorio colombiano, cuyo remitente es el Responsable y su receptor es el Encargado del Tratamiento de Datos Oficial de Protección de Datos: Responsable al interior de la Compañía, encargado de vigilar, controlar y promover la aplicación de la Política de Protección de Datos Personales. TÍTULO II MARCO LEGAL APLICABLE AL TRATAMIENTO En virtud de la presente política se aplicarán los siguientes referentes normativos y los procedimientos /lineamientos expedidos por la Compañía para el tratamiento de los datos personales. • Constitución Política de Colombia • Ley 1581 de 2012 • Decreto Único 1074 de 2015 • Decretos Reglamentarios • Jurisprudencia aplicable • La presente Política de Tratamiento de Datos Personales • Manual de procedimientos para el tratamiento de datos personales • Lineamientos para la supervisión del tratamiento de datos personales • Lineamientos para el relacionamiento con terceros TÍTULO III PRINCIPIOS A LOS QUE ESTÁ SUJETO EL TRATAMIENTO En todo caso, el procesamiento de datos personales que se efectúe con ocasión de la presente Política de Tratamiento, deberá regirse estrictamente bajo los siguientes principios: Legalidad: El Tratamiento debe sujetarse a lo establecido en la Ley. Finalidad: La finalidad del Tratamiento debe ser legítima, temporal e informada al titular. Límite razonable: Se limitará el almacenamiento y procesamiento de datos personales a lo que es esencialmente necesario para cumplir los propósitos previamente especificados de la relación de negocios, así como el cumplimiento de los fines autorizados por el Titular. Libertad: El dato puede ser tratado sólo con el consentimiento previo, expreso, informado y autodeterminado por el titular o por mandato legal o judicial. Veracidad o calidad: La información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Transparencia: Debe garantizarse el derecho del titular a obtener información sobre sus datos en cualquier momento y sin restricciones. Acceso y circulación restringida: El Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular o por las personas previstas en la Ley. Seguridad: La información debe manejarse con las medidas necesarias para otorgar seguridad a los registros y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Confidencialidad: Los datos personales que no tengan la naturaleza de públicos son reservados y sólo se pueden suministrar en los términos de la Ley Toda persona que intervenga en el procesamiento de la información deberá garantizar su carácter reservado. Incorporación sistemática: Los principios de Protección de Datos Personal se implementarán en todos los procesos y procedimientos del negocio. TÍTULO IV DEBERES DEL TITULAR DE DATOS PERSONALES 1. Todos los datos personales e información que proporcione como usuario de los servicios de Spikes System S.A.S., debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. TÍTULO V FINALIDADES DEL TRATAMIENTO Spikes System S.A.S. como Responsable del tratamiento de los datos personales realizará diferentes operaciones sobre los mismos, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión con ocasión de una(s) de la(s) siguiente(s) finalidad(es): A. Gestión Humana y Relaciones Laborales 1. Gestión y control de los procesos de selección, reclutamiento y contratación del personal de acuerdo a los perfiles laborales que son requeridos por la Compañía. 2. Revisión y confirmación de la información contenida en las hojas de vida de los candidatos; 3. Control y seguimiento de las pruebas a las cuales son sometidos los candidatos dentro de los procesos de selección de la Compañía. 4. Gestión y soporte de los procesos disciplinarios y de abandono del cargo por parte de los trabajadores que hacen parte de la Compañía. 5. Gestión de las novedades de nómina frente al ingreso de personal y la actualización de datos. 6. Realizar el pago de la nómina y de honorarios a los que haya lugar; 7. Control de las novedades asistenciales y prestacionales del servicio de salud, los programas de promoción y prevención y las incapacidades; 8. Enviar información sobre productos y servicios ofrecidos por la Compañía a sus trabajadores y prestadores de servicios; B. Tratamiento de Datos de Clientes. 1. Vincular y prestar los servicios profesionales por ellos contratados, de conformidad con el objeto social de la Compañía. 2. Transferir y transmitir sus datos con otros miembros de la Organización a nivel mundial, y con terceros o autoridades que ejercen la supervisión de la Compañía con la finalidad de desarrollar el objeto del contratado o realizar revisiones de calidad de los servicios contratados por el Cliente. 3. Enviar información que pueda ser de su interés; así como, entre otros, invitarlos a eventos que organice la Compañía; remitir boletines, informes sectoriales o publicaciones y en general, utilizar los datos para el desarrollo de las actividades comprendidas en el objeto social de la Compañía. Nota: En ejercicio del principio de buena fe, Spikes System asumirán que la información personal de terceros, cuyo Responsable sea el Cliente, que deba conocer la Compañía en razón o con ocasión de la prestación de los servicios contratados por el Cliente, ha sido Tratada en apego estricto a lo dispuesto en la Ley 1581, y el Decreto 1074 de 2015 o la legislación vigente. Lo anterior incluye que los datos de las mismas han sido tratados con autorización de su Titular, y que dicha autorización faculta al Cliente para transmitir o transferir dicha información. En todo caso, los datos personales de terceros cuyo Responsable sea el Cliente serán tratados en el marco del objeto de los servicios contratados por el Cliente, a efectos de dar cumplimiento a la relación comercial que la Compañía haya entablado con el Cliente.   C. Datos provenientes de recursos multimedia, fotos, videos y grabaciones, entre otros Todas las personas que ingresen a las instalaciones de la Compañía, participe en los eventos que organice, apoye o preste servicios, sean o no empleados de las misma, podrán ser fotografiados, grabados o filmados y dicho material, podrá ser utilizado para realizar transmisiones en vivo, elaborar videos, brochures y demás material POP de carácter institucional. Los datos podrán ser presentados o difundidos por la Compañía a través de distintos canales de distribución como redes sociales, televisión, radio y medios físicos, entre otros. Adicionalmente, esta información puede ser enviada a empleados, proveedores, Clientes actuales o potenciales o terceros para efectos de fidelizar, informar, promocionar a la Compañía, así como para ser utilizado en eventos, capacitaciones, reuniones, entre otros. D. Finalidad del tratamiento de datos personales para efectos de seguridad y vigilancia La Compañía busca mantener y garantizar la seguridad de sus instalaciones, así como de las personas y los bienes que en ella se encuentran. Para tal fin, la Compañía realizará el tratamiento de imágenes que contengas datos personales, para lo cual podrá implementar directamente o por medio de un tercero encargado sistemas de videovigilancia. En este sentido, la Compañía podrá captar, grabar, almacenar, conservar, reproducir en tiempo real o posterior las imágenes captadas y transmitir estos datos a compañías expertas en seguridad privada, quienes harán el tratamiento de los mismos de acuerdo con los protocolos y las normas que regulan dicha actividad y/o las mejores prácticas del mercado. E. Finalidad del tratamiento de datos personales frente a la celebración de eventos y actividades en desarrollo con el objeto social de la Compañía Promocionar, realizar, organizar eventos y actividades deportivas, culturales, sociales y de responsabilidad social con las diferentes contrapartes o terceros de la Sociedad Spikes System S.A.S. De la misma manera, dichas actividades se podrán realizar en cooperación de fundaciones, entidades sin ánimo de lucro, organismos e instituciones del Estado y en general, cualquier sujeto del sector público o privado. Con objetivo de dar cumplimiento a la finalidad, se podrán transmitir los datos a las entidades que sean partícipes en la promoción, organización y ejecución de las actividades de las Sociedades. Los encargados del tratamiento de datos personales adoptarán las disposiciones de la presente Política de Privacidad para el Tratamiento de Datos Personales y las instrucciones que, en particular, imparta la Sociedad Spikes System S.A.S. F. Finalidad del tratamiento de datos personales frente al desarrollo de eventos deportivos Spikes - Admin & Medición de Tiempo o Cronometraje Electrónico Nuestro principal objetivo al recabar tu información personal es poder prestarte nuestros servicios de manera segura, eficiente, personalizada y sin contratiempos. 1. Verificar, asignar, gestionar y controlar la identificación, categoría, número de competencia y prueba de cada participante. 2. Asignar los resultados y estadísticas del participante. 3. Notificar por medios electrónicos el proceso de inscripción, registro e información relevante del evento. 4. Con la finalidad de velar por la seguridad de los participantes del evento deportivo, la Compañía solicitara información médica para poder comunicarla a organismos de salud y de policía en casos de accidente o urgencia. 5. Con la finalidad de verificar, validar y asignar los resultados Del evento deportivo, Spikes System realizara videos, captura de imágenes en los puntos de salida, llegada y de control. 6. Notificar y publicar los resultados del evento en páginas web, al correo electrónico y número celular suministrado por el titular. 7. Emitir certificados de participación. 8. Spikes System S.A.S. puede compartir tu información personal con sus proveedores, cuando sea necesario para prestarte nuestros servicios. Nuestros proveedores estarán obligados a usar tu información personal únicamente para los fines establecidos en esta Política. Spikes System S.A.S. se asegura que todo tercero involucrado en el tratamiento de tus datos personales utilice estándares de protección acordes con la legislación aplicable y de conformidad con lo establecido en esta Política de Privacidad. 9. La aceptación de esta Política implica el consentimiento para que Spikes System S.A.S. pueda de compartir (transmitir y transferir) tu información personal con las Compañías de Spikes System y/o con nuestros proveedores dentro de los límites descritos en esta Política. 10. Spikes System S.A.S. podrá tratar todos o algunos de tus datos personales en servidores ubicados en países distintos en donde se presta sus servicios y a donde como titular resides. Este tratamiento podrá realizarse por Spikes System S.A.S. o por terceros encargados por Spikes System S.A.S. para el efecto. En este evento, Spikes System S.A.S. verificará que esos países tengan niveles de protección de datos personales adecuados y acordes a los establecidos en esta Política y a la legislación aplicable y hará cumplir los requisitos de esta Política y los legales, para el tratamiento de tus datos. La transferencia o transmisión mencionada, es necesaria para que podamos prestar nuestros servicios. Aceptando esta Política de Privacidad, entiendes este aspecto y consientes esto. • Tratamiento de Datos Personales de Niños, Niñas y Adolescentes Con la finalidad de asegurar el respeto a los derechos prevalentes y garantizar el derecho fundamental al deporte de los niños, niñas y adolescentes, en el marco del desarrollo de eventos deportivos en donde se permita su participación, se realizará el tratamiento de sus datos públicos, esto es: nombre, sexo, tipo y número de documento de identificación, nacionalidad y fecha de nacimiento, bajo las finalidades anteriormente descritas. • Tratamiento de Datos Sensibles En relación con el grupo sanguíneo RH, nombre de la EPS y en general todos aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, por tratarse de datos sensibles, el Titular no está obligado a autorizar su tratamiento, por lo cual, en ningún caso Spikes System S.A.S. condicionará una actividad a la suministración de dichos datos. TÍTULO VI DERECHOS QUE LE ASISTEN AL TITULAR DE LA INFORMACIÓN • Conocer íntegramente y de forma gratuita sus datos personales que están siendo objeto del tratamiento, así como a actualizarlos, complementarlos y rectificarlas frente a la Compañía o los encargados del tratamiento. • Conocer el uso que se le ha dado a sus datos personales, previa solicitud. • Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Compañía, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con la ley. • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en base de datos. • Presentar ante la superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012. • Ser informado acerca de la no obligatoriedad de las respuestas a las preguntas que le sean hechas, cuando éstas versen sobre datos sensibles. • Conocer nuestra política de tratamiento, y los cambios sustanciales que se lleguen a producir en las políticas de tratamiento. TÍTULO VII TRANSMISIÓN Y TRANSFERENCIA DE DATOS Transferencia Internacional y Nacional de Datos: Con ocasión de las actividades desarrolladas por la Compañía podrá servirse de transferir información para que ésta sea tratada por terceros responsables dentro y fuera del territorio nacional. Esta transferencia de datos personales deberá llevarse a cabo con estricta sujeción a lo dispuesto por la presente política de tratamiento y a los estándares de seguridad implementados por la Compañía. Transmisión Internacional y Nacional de Datos: Con ocasión de las actividades desarrolladas por la Compañía podrá servirse de transmitir información para que ésta sea tratada por terceros encargados dentro y fuera del territorio nacional. El tratamiento de datos deberá llevarse a cabo con estricta sujeción a lo dispuesto por la presente política y a los estándares de seguridad implementados por la Empresa. TÍTULO VIII AUTORIZACIÓN DEL TRATAMIENTO La Compañía solicitará a los titulares de la información autorización previa e informada para su tratamiento. Esta podrá ser escrita, verbal o mediante conductas inequívocas. La Compañía conservará prueba de las autorizaciones obtenidas para el tratamiento de los datos. TÍTULO IX ADMINISTRACIÓN BASES DE DATOS La Compañía hace un manejo de sus bases de datos con información personal, atendiendo a las finalidades antes señaladas y sus vigencias están estrictamente ligadas al cumplimiento de dichas finalidades. TÍTULO X UTILIZACIÓN DE COOKIE Spikes System S.A.S. reconoce que es posible que en sus sitios Web se utilicen “cookies”. Por “Cookie” entendemos un archivo pequeño con una cadena de caracteres que se envía al ordenador de quien ingresa a un sitio web, lo cual permite almacenar, entre otras, las preferencias del usuario. Si bien es posible que el usuario, aun cuando no permita la utilización de cookies, pueda acceder a los sitios Web de la Compañía para poder administrar y hacer una correcta administración de los sitios Web, es posible que de manera anónima la Compañía alimente sus sistemas operacionales con la información derivada de las cookies, e identifiquen las categorías de visitantes por rubros como dominios y tipo de “browsers”. Toda esta información podrá ser introducida en los Webmasters de la Compañía, con la finalidad de proporcionar una mejor experiencia a quienes utilicen los sitios Web de Spikes System S.A.S.   TÍTULO XI PROCEDIMIENTO PARA LA PRESENTACIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS La Compañía dispondrá para las consultas y reclamos los canales y procesos establecidos en el manual de procedimientos para el tratamiento de datos personales que forma parte de esta política, y ejecutará para su atención y trámite las actividades establecidas en su procedimiento de atención de consultas y reclamos. • Consultas El titular de la información, sus causahabientes o cualquiera otra persona con interés legítimo, realizará las consultas a través de comunicación escrita o por medio de correo electrónico, en el que: i) Determine su identidad, incluyendo su nombre y número de identificación; ii) Se especifique de manera clara y expresa el motivo de la consulta; iii) Se acredite el interés legítimo con el que actúa, adjuntando en todo caso los debidos soportes; iv) Se indique la dirección física o electrónica de correspondencia a la que se pueda remitir la respuesta de la solicitud. De conformidad con el artículo catorce (14) de la Ley 1581 de 2012: “La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se resolverá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.” • Reclamos El titular, sus causahabientes o cualquiera otra persona con un interés legítimo que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización, supresión, o revocación de la autorización otorgada para el tratamiento, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán, por medio físico o electrónico, presentar oportuna reclamación al área responsable. De conformidad con el artículo quince (15) de la Ley 1581 de 2012, dicha reclamación será procedente una vez se verifique el cumplimiento de los requisitos que a continuación se presentan: 1. El reclamo deberá: i) incluir la identidad de quien reclama, aduciendo su nombre y número de identificación; ii) especificar de manera clara y expresa el motivo del reclamo; iii) acreditar el interés legítimo con el que actúa el reclamante, adjuntando en todo caso los debidos soportes y, iv) indicar la dirección física o electrónica de correspondencia a la que deba remitirse la respuesta de la solicitud. De encontrarse que el reclamo se encuentra incompleto, “se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del mismo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.” 2. En caso de que la Compañía no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de cinco (5) días hábiles e informará de la situación al interesado. 3. “Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a cinco (5) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.” “El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se resolverá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.” La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. Si vencido el término legal respectivo, el responsable y/o el encargado, según fuera el caso, no hubieran eliminado los datos personales, el titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales. Para estos efectos se aplicará el procedimiento descrito en el artículo 22 de la Ley 1581 de 2012. TÍTULO XII ÁREA ENCARGADA DE LA ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS La persona responsable de recibir, atender y resolver las consultas y reclamos de titulares de datos personales o personas legitimadas para ello, es nuestro oficial de protección de datos personales, quién se encuentra ubicado en la Avenida Calle 53 No. 45 -20 Oficina 402 de Bogotá, teléfono 320 3486854, correo electrónico juridico@spikessystem.com TÍTULO XIII MODIFICACIONES A LA POLÍTICA La Compañía se reserva el derecho de modificar la Política de Tratamiento de la Información Personal en cualquier momento. Para el efecto realizará la publicación de un aviso en su página de internet con diez (10) días hábiles de antelación a su implementación y durante la vigencia de la política. En caso de no estar de acuerdo con las nuevas políticas de manejo de la información personal, los titulares de la información o sus representantes podrán solicitar a la entidad el retiro de su información a través del medio indicado anteriormente. Sin embargo, no se podrá solicitar el retiro de los datos mientras se mantenga un vínculo de cualquier orden con la entidad. TÍTULO XIV VIGENCIA La presente política estará vigente desde el primero (1) de febrero de dos mil veinte (2020).